ทำไมต้องตรวจก่อนบันทึก
ภาษีซื้อที่จ่ายไปจะนำมาหักออกจากภาษีขายในแบบ ภ.พ.30 ได้ ก็ต่อเมื่อใบกำกับภาษีมีรายการครบตามที่กฎหมายกำหนด ถ้าขาดหรือผิด ภาษีซื้อนั้นอาจกลายเป็นภาษีซื้อต้องห้าม ต้องขอให้ผู้ขายออกใบใหม่ หรือเสียสิทธิ์ไป การตรวจตั้งแต่ตอนรับเอกสารจึงประหยัดกว่ามาแก้ตอนยื่นภาษีหรือตอนถูกตรวจ
รายการที่ใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องมี
ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร และประกาศอธิบดีกรมสรรพากรที่เกี่ยวข้อง ใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องมีอย่างน้อย
- คำว่า "ใบกำกับภาษี" ในที่ที่เห็นได้ชัด
- ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขาย
- ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อในกรณีที่ผู้ซื้อเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
- ระบุว่าเป็นสำนักงานใหญ่หรือสาขาใด ทั้งของผู้ขาย และของผู้ซื้อที่เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน
- หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
- ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
- จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม แยกออกจากมูลค่าสินค้าหรือบริการให้ชัดเจน
- วัน เดือน ปีที่ออกใบกำกับภาษี
ใบกำกับภาษีอย่างย่อ เช่น ใบที่ได้จากร้านค้าปลีกซึ่งไม่มีชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ นำมาใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้ ถ้าเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ ควรขอใบกำกับภาษีเต็มรูปในนามบริษัททุกครั้ง
จุดผิดที่พบบ่อย
- ชื่อหรือที่อยู่ผู้ซื้อไม่ตรงกับที่จดทะเบียน — สะกดผิด ใช้ชื่อย่อ หรือใช้ที่อยู่เก่า ควรให้ผู้ขายแก้ไขก่อนบันทึก
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีผิด — เลข 13 หลักมีหลักตรวจสอบ ใช้ เครื่องมือตรวจเลข 13 หลัก เช็กได้ทันทีว่าพิมพ์ผิดหรือไม่
- VAT ไม่เท่ากับ 7% ของมูลค่า — อาจคิดจากยอดรวมผิด หรือปัดเศษผิด ตรวจได้ด้วย เครื่องคำนวณ VAT 7%
- ผลรวมรายการไม่เท่ากับยอดในใบ — เช่น มีส่วนลดแต่ไม่ได้หักในยอดรวม
- ออกในชื่อพนักงานหรือกรรมการ แทนชื่อบริษัท ใช้เป็นภาษีซื้อของบริษัทไม่ได้
- ไม่ระบุสำนักงานใหญ่หรือสาขา ของผู้ขายหรือผู้ซื้อ
ใช้ภาษีซื้อได้ในเดือนไหน
โดยหลัก ให้นำภาษีซื้อไปใช้ในเดือนภาษีที่ระบุในใบกำกับภาษี กรณีมีเหตุจำเป็นตามที่กรมสรรพากรกำหนด เช่น ได้รับใบกำกับภาษีล่าช้า สามารถนำไปใช้ในเดือนภาษีถัดไปได้ภายใน 6 เดือนนับแต่เดือนถัดจากเดือนที่ระบุในใบกำกับภาษี ควรตรวจสอบเงื่อนไขล่าสุดกับกรมสรรพากรก่อนใช้สิทธิ์
ขั้นตอนบันทึกให้เร็วขึ้น
- รวบรวมเอกสารทั้งเดือนไว้ที่เดียว — ทั้งไฟล์ PDF และรูปถ่ายที่ลูกค้าส่งมาทาง LINE
- ตรวจตามเช็กลิสต์ข้างบน — แยกใบที่มีปัญหาออก แล้วแจ้งลูกค้าหรือผู้ขายให้แก้ก่อน
- เพิ่มผู้ขายรายใหม่ในทะเบียนผู้ขาย — พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและสาขา ครั้งต่อไปเลือกได้ทันที
- บันทึกรายการซื้อ — วันที่ เลขที่ มูลค่าก่อน VAT ภาษีซื้อ และบัญชีค่าใช้จ่ายหรือสินค้า
- เทียบยอดกับรายงานภาษีซื้อ ก่อนยื่น ภ.พ.30 ว่าจำนวนใบและยอดภาษีตรงกัน
ให้ระบบอ่านและส่งเข้าโปรแกรมบัญชี
Pearnly Cowork รับใบกำกับภาษีเป็น PDF หรือรูปถ่าย (อัปโหลดบนเว็บหรือส่งทาง LINE) อ่านชื่อผู้ขาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เลขที่ วันที่ มูลค่า และ VAT ตรวจหลักตรวจสอบของเลข 13 หลัก ตรวจว่ายอดรวมและ VAT สอดคล้องกัน แล้วส่งเข้า ERP หรือโปรแกรมบัญชีที่สำนักงานใช้อยู่ ใบที่ตรวจไม่ผ่านจะถูกทำเครื่องหมายให้คนดู
บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีสำหรับกรณีเฉพาะ กฎและอัตราอาจเปลี่ยนตามประกาศกรมสรรพากร ควรตรวจสอบประกาศล่าสุดหรือปรึกษาผู้เชี่ยวชาญก่อนใช้
