กระทบยอดธนาคารคืออะไร
การกระทบยอดธนาคาร (bank reconciliation) คือการเทียบยอดเงินฝากตาม statement ของธนาคาร กับยอดเงินฝากธนาคารที่บันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภทของกิจการ ณ วันเดียวกัน แล้วอธิบายให้ได้ว่าส่วนต่างเกิดจากอะไร ถ้าอธิบายได้ครบ แปลว่าทั้งสองฝั่งถูกต้อง ถ้าอธิบายไม่ได้ แปลว่ามีรายการตกหล่นหรือบันทึกผิด
สำนักงานบัญชีส่วนใหญ่ทำทุกเดือนก่อนปิดงบและก่อนยื่นภาษี เพราะเงินสดและเงินฝากเป็นตัวเลขที่ผู้สอบบัญชีและเจ้าของกิจการดูเป็นอันดับแรก
ทำไมยอดสองฝั่งถึงไม่ตรงกัน
ส่วนต่างส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากความผิดพลาด แต่เกิดจากจังหวะเวลาที่ธนาคารกับกิจการบันทึกรายการไม่พร้อมกัน
| สาเหตุ | เกิดอะไรขึ้น | ปรับฝั่งไหน |
|---|---|---|
| เช็คค้างจ่าย | กิจการจ่ายเช็คและบันทึกแล้ว แต่ผู้รับยังไม่นำไปขึ้นเงิน | ฝั่งธนาคาร (หักออก) |
| เงินฝากระหว่างทาง | กิจการบันทึกรับเงินแล้ว แต่ธนาคารยังไม่ลงยอด เช่น ฝากเช็คหลังเวลาตัดยอด | ฝั่งธนาคาร (บวกเพิ่ม) |
| ค่าธรรมเนียมธนาคาร | ธนาคารหักเงินแล้ว แต่กิจการยังไม่ได้บันทึก | ฝั่งบัญชี (หักออก) |
| ดอกเบี้ยรับ / เงินโอนเข้าที่ยังไม่ทราบที่มา | ธนาคารบวกเงินแล้ว แต่กิจการยังไม่ได้บันทึก | ฝั่งบัญชี (บวกเพิ่ม) |
| บันทึกผิด | พิมพ์ตัวเลขสลับ บันทึกซ้ำ หรือลงผิดบัญชี | แก้รายการที่ผิด |
ขั้นตอนกระทบยอดทีละขั้น
- เตรียมข้อมูลวันเดียวกัน — statement ธนาคารของเดือนนั้น และรายงานบัญชีแยกประเภทเงินฝากธนาคารของบัญชีเดียวกัน ตัดยอดวันสิ้นเดือนเหมือนกัน
- เทียบยอดยกมา — ยอดต้นเดือนควรเท่ากับยอดที่กระทบไว้เมื่อเดือนก่อน ถ้าไม่เท่า ให้แก้เดือนก่อนให้จบก่อน
- จับคู่รายการทีละบรรทัด — เทียบจำนวนเงินและวันที่ รายการที่ตรงกันทั้งสองฝั่งให้ทำเครื่องหมายไว้
- แยกรายการที่เหลือ — รายการที่มีแค่ฝั่งธนาคาร กับรายการที่มีแค่ฝั่งบัญชี แล้วจัดเข้าสาเหตุในตารางด้านบน
- ทำงบกระทบยอด — ปรับยอดทั้งสองฝั่งตามสาเหตุ จนได้ยอดคงเหลือที่ถูกต้องเท่ากัน
- บันทึกรายการปรับปรุง — รายการที่ต้องปรับฝั่งบัญชี เช่น ค่าธรรมเนียม ดอกเบี้ย ให้บันทึกบัญชีให้เรียบร้อย ส่วนเช็คค้างจ่ายและเงินฝากระหว่างทางยกไปตรวจต่อเดือนหน้า
ตัวอย่างงบกระทบยอด
สมมติ ณ วันที่ 30 กันยายน statement แสดงยอด 125,400.00 บาท แต่บัญชีแยกประเภทแสดงยอด 118,950.00 บาท เมื่อตรวจแล้วพบ 3 รายการ
| ยอดคงเหลือตาม statement ธนาคาร | 125,400.00 |
| บวก เงินฝากระหว่างทาง (ฝากเช็ควันที่ 30) | 8,000.00 |
| หัก เช็คค้างจ่าย เลขที่ 0012345 | (15,000.00) |
| ยอดคงเหลือที่ถูกต้อง | 118,400.00 |
| ยอดคงเหลือตามบัญชีแยกประเภท | 118,950.00 |
| หัก ค่าธรรมเนียมโอนเงินที่ยังไม่บันทึก | (550.00) |
| ยอดคงเหลือที่ถูกต้อง | 118,400.00 |
เมื่อทั้งสองฝั่งได้ 118,400.00 บาทเท่ากัน ถือว่ากระทบยอดเสร็จ จากนั้นบันทึกค่าธรรมเนียม 550.00 บาทเข้าบัญชี ส่วนเช็คเลขที่ 0012345 ให้ตามดูในเดือนตุลาคมว่าขึ้นเงินแล้วหรือยัง
เคล็ดลับให้ทำเสร็จเร็วขึ้น
- ขอ statement เป็นไฟล์ Excel หรือ PDF จาก internet banking แทนการพิมพ์ตามกระดาษ
- ทำทุกเดือน อย่ารอสิ้นปี รายการที่ค้างนานยิ่งหาที่มายาก
- เริ่มจับคู่จากรายการที่จำนวนเงินเท่ากันก่อน แล้วค่อยดูรายการที่หลายใบรวมเป็นยอดเดียว
- จดเลขที่เช็คค้างจ่ายไว้ เดือนถัดไปตรวจว่าขึ้นเงินแล้วหรือยัง เช็คที่ค้างนานผิดปกติควรติดตาม
ให้ระบบจับคู่รายการให้
ถ้าลูกค้าแต่ละรายมีรายการเดินบัญชีเดือนละหลายร้อยบรรทัด การจับคู่ทีละบรรทัดคือส่วนที่กินเวลามากที่สุด Pearnly Cowork อ่าน statement ธนาคาร (Excel, PDF หรือไฟล์สแกน) กับบัญชีแยกประเภท แล้วจับคู่ให้อัตโนมัติ เหลือให้คนตรวจเฉพาะรายการที่ไม่ตรง
บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีสำหรับกรณีเฉพาะ กฎและอัตราอาจเปลี่ยนตามประกาศกรมสรรพากร ควรตรวจสอบประกาศล่าสุดหรือปรึกษาผู้เชี่ยวชาญก่อนใช้
