คีย์ใบกำกับภาษีทีละใบ เสียเวลาตรงไหน
ใบกำกับภาษีซื้อหนึ่งใบต้องคีย์อย่างน้อย ชื่อผู้ขาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี สาขา เลขที่ วันที่ มูลค่าก่อน VAT และ VAT สำนักงานบัญชีที่ดูแลลูกค้าหลายราย ต้องคีย์แบบนี้หลายร้อยใบทุกเดือน และยังต้องตรวจซ้ำว่าพิมพ์ผิดหรือไม่ OCR ใบกำกับภาษีช่วยตัดงานส่วนนี้ออก ให้ทีมเหลือแค่ตรวจรายการที่ระบบทำเครื่องหมายไว้
ระบบอ่านอะไรจากใบกำกับภาษีได้บ้าง
| ข้อมูล | ใช้ทำอะไร |
|---|---|
| ชื่อผู้ขาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสาขา | จับคู่กับทะเบียนผู้ขาย และตรวจหลักตรวจสอบของเลข 13 หลัก |
| เลขที่และวันที่ของเอกสาร | ใช้ลงบัญชีและเรียงตามเดือนภาษี |
| รายการสินค้าหรือบริการ | ใช้บันทึกรายการซื้อ และตรวจว่าผลรวมรายการตรงกับยอดในใบ |
| มูลค่าก่อน VAT, VAT และยอดรวม | ตรวจว่า VAT สอดคล้องกับ 7% ของมูลค่า และยอดรวมถูกต้อง |
| ชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ | ตรวจว่าเอกสารออกในนามบริษัทที่ถูกต้อง |
รับเอกสารแบบไหนได้บ้าง
- PDF ที่ออกจากระบบ — เช่น e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีที่ส่งทางอีเมล
- ไฟล์สแกน — จากเครื่องสแกนหรือเครื่องถ่ายเอกสาร
- รูปถ่ายจากมือถือ — รวมถึงไฟล์ HEIC จาก iPhone ระบบหมุนรูปที่เอียงให้ตรงก่อนอ่าน
- ส่งทาง LINE — ลูกค้าส่งรูปบิลเข้ามาในแชท เอกสารเข้าคิวอ่านเหมือนอัปโหลดบนเว็บ
ตรวจตัวเลขให้ก่อนบันทึก
OCR ที่อ่านตัวอักษรได้อย่างเดียวยังไม่พอสำหรับงานบัญชี Pearnly ตรวจความถูกต้องของตัวเลขต่อจากการอ่าน
- หลักตรวจสอบของเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก ทั้งของผู้ขายและผู้ซื้อ
- VAT สอดคล้องกับ 7% ของมูลค่าก่อน VAT
- ผลรวมรายการ ส่วนลด และยอดรวมตรงกับที่พิมพ์ในใบ
- รายการที่ตรวจไม่ผ่านจะถูกทำเครื่องหมาย ให้คนตรวจก่อนส่ง
ส่งเข้าโปรแกรมบัญชีที่ใช้อยู่
สำหรับสำนักงานบัญชี Pearnly Cowork ส่งข้อมูลที่ตรวจแล้วเข้า ERP หรือโปรแกรมบัญชีที่สำนักงานใช้อยู่ผ่านการเชื่อมต่อแบบกำหนดเอง แล้วตรวจผลกลับว่าบันทึกเข้าไปครบ ส่วนร้านค้าและธุรกิจขนาดเล็กที่ใช้ Pearnly ERP ถ่ายรูปบิลซื้อแล้วระบบสร้างรายการซื้อให้ทันที
เริ่มใช้งานใน 3 ขั้นตอน
- ส่งเอกสาร — อัปโหลดบนเว็บ หรือส่งรูปทาง LINE ครั้งละหลายใบได้
- ตรวจรายการที่ทำเครื่องหมาย — รายการที่ผ่านการตรวจพร้อมส่งทันที รายการที่ไม่ผ่านแก้บนหน้าจอ
- ส่งเข้าระบบ — ข้อมูลเข้าโปรแกรมบัญชีหรือ ERP พร้อมตรวจผลกลับ